3 techniky, které nakopnou poradu

Účastníte se porad? Kolik vás sedí u stolu? Pokud osm lidí stráví na poradě jednu hodinu, stojí to organizaci jeden člověkoden. Považujeme to za drahý čas. Zároveň takové setkání nabízí prostor - prostor pro strategické směřování projektu, produktu či celé organizace.

Abychom z porad vytěžili maximum, mohou nám pomoci nástroje určené právě k posouvání se. Pro inspiraci sdílíme tři naše oblíbené techniky, které lze realizovat i bez větších facilitačních zkušeností. Ať vás vaše práce s ostatními baví.

Šest klobouků myšlení

Vyzkoušejte proslulých Šest klobouků myšlení od Edwarda de Bono, která pomáhá skupině dívat se na jedno téma z více různých úhlů. Místo toho, aby se lidé přeli ze svých obvyklých pozic, přecházímezi různými myšlení společně. Každý „klobouk“ představuje jiný způsob uvažování. Klíčové je, že skupina používá vždy stejný klobouk ve stejný čas.

Kdy použít

• když skupina řeší složité téma,

• při rozhodování nebo hledání řešení,

• když diskuse sklouzává ke střetu názorů,

• při plánování změny nebo rozvoji nápadů.

K čemu je užitečná

• odděluje různé typy myšlení,

• pomáhá omezit zacyklené argumentování,

• podporuje vyváženější pohled na téma,

• vytváří společný jazyk pro diskusi.

Jak funguje v praxi

1. Facilitátor představí šest klobouků a jejich význam.

2. Skupina řeší jedno téma postupně z různých perspektiv.

3. Vždy používá jeden klobouk společně.

4. Facilitátor určuje pořadí klobouků a hlídá proces.

5. Na konci skupina shrne závěry a další krok.

Šest klobouků

• Bílý – fakta, informace, co víme a co potřebujeme zjistit

• Červený – pocity, intuice, dojmy

• Žlutý – přínosy, hodnoty, co dává smysl

• Černý / šedý – rizika, opatrnost, slabá místa

• Zelený – nové nápady, alternativy, kreativita

• Modrý – řízení procesu, shrnutí, další postup

Pomůcky

• kartičky, flipchart nebo vizuální přehled klobouků,

Délka 30+ minut

Velikost skupiny 4 a více lidí

Na co si dát pozor

• všichni mají používat stejný klobouk ve stejnou chvíli,

• jasné hlídání času

• při sklouznutí do jiné barvy klobouku, je třeba upozornit

• pořadí klobouků ovlivňuje facilitátor podle cíle diskuse.

Výstup

• strukturovaně prozkoumané téma,

• vyváženější pohled skupiny,

• jasnější podklad pro rozhodnutí nebo další postup.

1–2–4–All

Touto technikou nenásilně zapojíte všechny účastníky. Já tenhle nástroj miluju, když je potřeba aby se skupina v omezeném čase domluvila. Upozorním, že ne pro všechny výzvy se hodí, protože v posledních kolech vyhrají "silnější nápady". Já se s touto technikou poprvé potkala na středoškolském preventním programu, kde jsme děti nechávali domluvit pravidla fungování a to fungovalo moc hezky.

Jak to funguje? Lidem položite otázku/výzvu. Lidé nejprve přemýšlí sami, pak ve dvojici, poté ve čtveřici a nakonec sdílí do celé skupiny.

Kdy použít

• když chcete zapojit všechny,

• při hledání nápadů, otázek nebo návrhů,

• když je skupina pasivní nebo zaseknutá.

K čemu je užitečná

• dává prostor každému, ne jen několika hlasům,

• zvyšuje počet i kvalitu nápadů,

• pomáhá lidem myšlenky nejdřív formulovat v menším bezpečnějším prostoru,

• vytváří dobrý přechod od individuálního přemýšlení ke společné diskusi.

• Není všemocná ;)

Jak funguje v praxi

1. Facilitátor položí jednu jasnou otázku.

2. Každý nejprve krátce přemýšlí sám a zapisuje si nápady.

3. Ve dvojicích si účastníci své myšlenky sdílí a rozvíjejí.

4. Dvě dvojice se spojí do čtveřice a hledají to podstatné.

5. Každá čtveřice pak do pléna sdílí jeden nebo dva klíčové výstupy.

Pomůcky

• papír, fixy nebo tužky

Délka 20+ minut

Velikost skupiny 8 a více lidí

Na co si dát pozor

• otázka musí být jasná a smysluplná,

• je důležité opravdu držet tichou individuální fázi na začátku,

• když je skupina velká, pomáhá zapisovat výstupy na flipchart nebo sticky notes.

Výstup

• větší počet promyšlených nápadů,

• zapojení celé skupiny,

• společně vytříděné podněty pro další práci.

Pre-mortem

Pre-mortem je facilitační technika pro včasné odhalení rizik projektu. Skupina si představí, že projekt v budoucnu selhal, a zpětně hledá odpověď na otázku: „Co se pokazilo?“ Díky tomu mohou zaznít obavy, slabá místa a rizika ještě ve chvíli, kdy s nimi lze něco udělat.  

Kdy použít

• na začátku projektu,

• po představení cíle a plánu,

• před důležitou změnou nebo rozhodnutím,

• když chcete otevřeně pojmenovat rizika dřív, než nastanou.  

K čemu je užitečná

• pomáhá odhalit skrytá rizika,

• vytváří prostor pro obavy, které by jinak nemusely zaznít,

• využívá zkušenost a intuici členů týmu,

• převádí rizika do preventivních opatření.  

Jak funguje v praxi

1. Skupina zná cíl a základní plán projektu.

2. Facilitátor nastaví scénář: „Představte si, že projekt skončil neúspěchem. Co se stalo?“

3. Účastníci individuálně nebo společně generují možné příčiny selhání.

4. Rizika se seskupí a případně prioritizují nebo odhlasují.

5. U nejdůležitějších rizik skupina stanoví, co může udělat preventivně.  

Pomůcky

• sticky notes,

• fixy,

• flipchart nebo tabule.

Délka30–60 minut.  

Velikost skupiny 2 - 14

Na co si dát pozor

• techniku dělejte až ve chvíli, kdy lidé rozumějí cíli a plánu,

• vytvořte prostor i pro nepříjemné nebo „nepopulární“ obavy,

• neskončete pouze seznamem katastrof,

• nejdůležitější rizika vždy převeďte do konkrétní prevence.

Výstup

• mapa hlavních rizik,

• jejich priority,

• konkrétní preventivní kroky,

• témata, která je potřeba během projektu dál sledovat.  

Silná je na této metodě hlavně změna perspektivy: místo otázky „Co by se mohlo pokazit?“ pracujeme s představou, že už se to pokazilo. Tím často padají některé zábrany a skupina pojmenuje věci, které při běžné analýze rizik zůstávají pod stolem.

Ať se vám na poradách líbí a zažíváte sílu skupinového myšlení!