Porady online - domluvená pravidla pomáhají.

Jak změnit průběh porad, když mi nevyhovují? Pravidla jsou zkratkou jak vytyčit společný prostor a umožňují se soustředit na samotný účel porady. Když to frčí, nepotřebuji kontrolovat hodinky nebo si vypínat obrazovku, abych si mohla uvařit oběd. Jsem soustředěná, baví mne to, posouvá naše projekty. Pravidla nastavují mindset porady.

Jak změnit průběh porad, když mi nevyhovují? Pravidla jsou zkratkou jak vytyčit společný prostor a umožňují se soustředit na samotný účel porady. Když to frčí, nepotřebuji kontrolovat hodinky nebo si vypínat obrazovku, abych si mohla uvařit oběd. Jsem soustředěná, baví mne to, posouvá naše projekty. Pravidla nastavují mindset porady.

Z mé zkušenosti, každý tým potřebuje individuální domluvu a čím méně pravidel, tím lépe. Pokud se pustíte do definování, doporučím, aby ste si v týmu každý odpověděl na otázku, co potřebujete změnit a přeformuloval ji do pozitivní konotace. Například: “Irituje mně když se někdo opakuje a říká to samé jen jinejma slovama.” Můžeme přeformulovat do: “Potřebuji, aby lidé mohli své myšlenky vyjadřovat jasně a jedenkrát”. Pomocí clusterování dojdete k těm nejpalčivějším tématům. Společně pak můžete na každou potřebu najít pravidlo. Díky tomu, že budete znát jeho podstatu, budou se vám jednoduše naplňovat. Pár příkladů:

Organizátor strukturuje poradu a sdílí před poradou

Čas v online prostředí běží jinak. Buď má naší plnou pozornost a nebo se nudíme, ztrácíme pozornost a jsme frustrovaní. Dávám tedy důraz na to, abychom na poradách online měli připravenou každou minutu. Struktura pomáhá se orientovat a to i v případě pokud se někdo připojuje později, nebo mu vypadává spojení. Navíc podněcuje k efektivnějším debatám, pokud účastníci vnímají časové omezení.

Příklad strukturované porady na projektu:

• 5 minut nastolení tématu

• 10 minut otázky

• 10 minut sdílení rizik a obav

• 5 minut domluvení nejdůležitějšího tématu (potřeba řešit na dnešní poradě)

• 10 minut společný brainwriting

• 10 minut cloudování (shlukování podobných nápadů) a debata

• 20 minut výběr nástrojů/řešení

• 10 minut sepsání úkolů kterými můžeme začít

• 10 minut otevřená reflexe

Rychlá zpětná vazba

I zkušený speaker nervózní před monitorem, kde ho sledují “vypnuté” tváře a nereagují na to co říká. Když se zeptá, vypnuté tváře dlouho mlčí a pro jistotu si i ten poslední vypne mikrofon. Mluvčí znervózní ještě víc. Taková nejistota nutí člověka mluvit. Není pak výjimečnou situací, že řečník má potřebu sdělení znovu zopakovat a pro jistotu ještě jednou, tentokrát jinými slovy.

Pokud si zvyknete ve vašem týmu dávat rychlou zpětnou vazbu, ať už vlastním gestem, kýváním hlavou nebo zobrazením ikony, zjistíte jak o moc příjemněji bude probíhat vaše setkání. Na všech stranách.

Gesto “rezonuje se mnou, to co říkáš”

Gesto, které u nás vypadá, že plácáme vzduch, nebo driblujeme s míčem, jsme zavedli před mnoha lety u nás na kurzu. Podstatnou roli v našem přístupu hraje učení skrze sdílení. Toto gesto má kouzelnou moc speciálně ve větších skupinách. Prvním efektem je, že se účastníci mohou s vaší myšlenkou ihned ztotožnit, pokud jim rezonuje. Za druhé řečník vidí, že “v tom” není sám. A za třetí: lidé nemají tendenci opakovat to, co již bylo řečeno, protože i gestem ve stejný čas se mohou vyjádřit a nemusí v sobě myšlenku dusit, dokud na ně nepřijde řada.

Příklady pro inspiraci:

Pořadatel posílá agendu dopředu s výstupy, ideálně včetně časového harmonogramu

Když nerozumím sdělení (např. vypadává signál) používáme gesto podobné pohybu “vyšroubovávání žárovky”

Posledních 15 minut věnujeme přípravě úkolů, můžeme se tak rovnou požádat o podklady, které si uvědomíme, že k práci potřebujeme

Pokud se k tématu vyjadřují všichni, dáme čas na zapsání do chatu (máme pak lépe srovnané myšlenky při sdílení

Pokud se potřebujeme domluvit, nejdříve se rozdělujeme do dvojic (do roomů pokud vaše platforma umožňuje) a následně si sdílíme ve skupině. Zrychlí to čas

Nápady si zapisujeme do digitální tabule, včetně těch, co chceme zaparkovat na příště nebo na samostatnou schůzku

Pokud vás zajímá více, podívejte se na náš program:

V práci si vážíme času a energie, kterou věnujeme společné činnosti. Proto pořádáme programy, kde společně s vaším týmem pojmenujeme rizika, která schůzky přinášejí, nastavíme pravidla, aby jste z porad odcházeli nabití a nasdílíme vám techniky, které nám samotným pomáhají při společné práci v byznysu, marketingu a při lektorování online.

Na závěr malý tip na video, které mě vždy polechtá na žebrech :)